Nefndum og starfshópum á vegum félags- og tryggingamálaráðuneytis er oft falið að skila ráðherra tillögum sínum eða niðurstöðum í skýrsluformi. Þær þurfa jafnan að vera aðgengilegar almenningi og eru þá birtar á heimasíðu ráðuneytisins. Með vísan til aðgengisstefnu Stjórnarráðsins er eindregið mælst til þess að formenn nefnda og starfshópa noti meðfylgjandi skýrsluform. Með notkun þess er tryggt að skýrslan er aðgengileg og læsileg öllum, meðal annars þeim sem stríða við lestrarörðugleika og/eða þurfa að nota talgervil.
Skýrslusniðmát - leiðbeiningar
Skýrslusniðmátið er hægt að nálgast hér að ofan. Mikilvægt er að vista skjalið inn á sitt svæði. Það er gert með því að opna skjalið og velja „Save as“ og velja "Save as type" Word og finna því stað á harða disknum sínum.
Hafa ber í huga að nýr kafli hefst að jafnaði efst á hægri síðu. Einnig þurfa allar línur í töflu að vera a.m.k. 0,5 mm svo þær detti ekki út í útprentun. Hafið samband við ráðuneytið um frekari leiðbeiningar.
Forsíða
Fara inn í textabox á forsíðu skjalsins og skrifa heiti skýrslunnar í framhaldi af textanum Skýrslusniðmát félags- og tryggingamálaráðuneytis svo sama leturgerð haldi sér.
Upplýsingasíða
Þar þurfa að koma almennar upplýsingar um ritið ef það á að fara í prentun.
ISBN númer og ritraðarnúmer er fengið hjá umsjónarmanni bókasafns. Að öðru leyti skýrir það sig sjálft hvaða upplýsingar eiga að fara þarna inn.
Efnisyfirlit
Áður en efnisyfirlit er búið til er að vera búið að setja stílsnið á allar fyrirsagnir, heading 1, heading 2 o.s.frv. eftir því sem við á, svo fyrirsagnir komi fram í efnisyfirliti.
Þegar búið er að setja inn Headings á allar fyrirsagnir á bendillinn að vera staðsettur þar sem efnisyfirlitið á að koma. (þ.e. á blaðsíðu 3), farið er í Setja inn (Insert), velja tilvísun (Reference) og þar er valið atriðaskrá (Index) og yfirlit.
Þar er einnig hægt að ákveða hversu margar undirfyrirsagnir eiga að vera í efnisyfirlitinu í glugganum sýna stig (Show level).
Til að uppfæra efnisyfirlit eftir breytingar er hægt að fara smella á efnisyfirlitið og ýta á F9.
Það er hægt að smella á kafla í efnisyfirliti til að fara á viðkomandi blaðsíðu. Fer það eftir því hvaða útgáfu af Word er notuð, hvort smellt er á textann eða blaðsíðunúmerið, oftast þarf samt að halda niðri Ctrl hnappnum á lyklaborðinu og smella síðan.
Tilvísanir
Í Word er hægt að velja tvenns konar tilvísanir, annars vegar þær sem eru neðst á síðunni, neðanmálsgrein og hins vegar þær sem eru aftast í skjalinu, aftanmálsgrein. Mun algengara er að hafa tilvísanir þær neðst á hverri síðu. Bendillinn þarf að vera staðsettur á þeim stað í textanum þar sem vísa á í neðanmálsgreinina. Síðan er farið í Setja inn - tilvísun og valið Neðanmálsgrein (Footnote).Þar er hægt að velja á milli neðanmálsgreinar, neðst á síðu og aftanmálsgreinar aftast á síðu. Þá færist bendillinn neðst á síðuna (eða aftast í skjalið eftir því hvort er valið) og þar eru skrifaðar þær upplýsingar sem eiga að koma fram.
Neðanmálsgreinar færast milli blaðsíðna ef texti færist til, þannig að ekki þarf að hafa áhyggjur af uppröðun.
Kaflaskiptingar
Word býður upp á að skipta skjölum niður í kafla.
Ef farið er í Setja inn/Insert - Skil/Break (flýtilykill: CTRL + ENTER) þá opnast gluggi með nokkrum valmöguleikum. Þar er hægt að kaflaskipta skjalinu á einfaldan hátt með því að velja Síðuskil (Page break).
Hins vegar í Skil milli kafla (Section break types) er hægt að velja um fjórar mismunandi kaflaskiptingar. Næsta síða byrjar nýjan kafla á næstu blaðsíðu, Samfellt byrjar nýjan kafla á sömu síðu, Jöfn síða sér til þess að nýr kafli byrji á sléttri síðu en Ójöfn síða á oddasíðu. Kaflaskiptin verða þar sem bendillinn er staðsettur þegar skipunin er gefin.
Myndir
Mikilvægt er að setja myndatexta (Alt-text) við myndir í skýrslum. Þeir sem nota sérstakan hugbúnað til að lesa rafræn textaskjöl geta þá numið textann og fengið útskýringu á myndinni.
Til að setja myndatexta við mynd í Word þarf að gera eftirfarandi:
- tvísmella á mynd
- velja flipann Vefur (Web)
- skrifa texta sem lýsir myndinni
- smella á Í lagi
Ef um myndrit er að ræða má í myndatexta benda á nánari
skýringar í texta á eftir mynd.